Welche Unterlagen brauche ich für den Hausverkauf?

Warum die Unterlagen so wichtig sind

Vollständige Unterlagen sind Pflicht, weil die Bank des Käufers sie sehen will: Ohne sie gibt es keine Finanzierungszusage, und ohne Finanzierungszusage keinen Kaufvertrag.

Der erste und härteste Grund ist die Bank des Käufers. Ohne vollständige Objektunterlagen gibt es keine Finanzierungszusage, und ohne Finanzierungszusage keinen Notartermin. Jede fehlende Seite verlängert den Prozess um Tage bis Wochen, und in dieser Zeit passiert regelmäßig das, was Verkäufer am wenigsten gebrauchen können: Der Käufer sieht sich weiter um, findet eine Alternative oder verliert schlicht den Schwung. Wir erleben es mehrmals im Jahr, dass ein unterschriftsreifer Verkauf allein daran scheitert, dass die Bauakteneinsicht sechs Wochen gedauert hat und der Interessent inzwischen ein anderes Haus in Sprockhövel gekauft hatte.

Der zweite Grund ist Ihre Haftung. Beim Verkauf einer gebrauchten Immobilie wird die Sachmängelhaftung üblicherweise ausgeschlossen, dieser Ausschluss greift jedoch nach § 444 BGB nicht, wenn Sie einen Mangel arglistig verschwiegen haben. Was Sie schriftlich offenlegen und dokumentiert übergeben, kann Ihnen später niemand als arglistiges Verschweigen vorhalten. Dokumentation ist damit nicht Bürokratie, sondern der wirksamste Schutz, den Sie sich mit eigener Arbeit verschaffen können.

Der dritte Grund ist der Preis. Ein Objekt mit lückenloser Dokumentation wirkt gepflegt und kalkulierbar; fehlende Unterlagen erzeugen Unsicherheit, und Unsicherheit wird eingepreist. Käufer rechnen dann pauschal Sicherheitsabschläge ein, die deutlich höher liegen als die tatsächlichen Kosten der Klärung. Wer für ein Haus in Hattingen keine Statikunterlagen zum entfernten Wanddurchbruch vorlegen kann, bekommt selten eine Rückfrage, er bekommt ein um zehn- bis zwanzigtausend Euro niedrigeres Gebot, ohne dass der Grund je ausgesprochen wird.

Ein vierter Punkt kommt hinzu, der oft übersehen wird: Ihre Verhandlungsposition. Wer auf jede Frage sofort eine Antwort und ein Dokument hat, wirkt souverän und definiert damit den Ton des gesamten Gesprächs. Wer nachreichen muss, gibt dem Käufer Zeit, und Zeit nutzt in einer Verhandlung immer der Seite, die keinen Druck hat. Deshalb lautet unsere Empfehlung seit Jahren unverändert: Unterlagen zuerst, Preis danach, Inserat zuletzt.

Die Pflichtunterlagen

Zu den Pflichtunterlagen gehören Grundbuchauszug, Flurkarte, Baupläne, Wohnflächenberechnung und Energieausweis. Sie bilden den Kern jeder Verkaufsakte und sollten vollständig vorliegen, bevor Sie inserieren.

Diese Dokumente wird spätestens die finanzierende Bank des Käufers sehen wollen. Sie bilden den Kern jeder Verkaufsakte und sollten vollständig vorliegen, bevor die erste Anzeige online geht:

• Grundbuchauszug, nicht älter als drei Monate. Er weist Eigentum, Rechte und Belastungen nach. Details unter Grundbuchauszug.
• Flurkarte (Liegenschaftskarte) mit Grundstücksgrenzen und Gebäudeumriss.
• Bauzeichnungen: Grundrisse aller Geschosse, Schnitte und Ansichten.
• Baubeschreibung, Baugenehmigung und bei Umbauten die späteren Genehmigungen.
• Wohnflächenberechnung mit Angabe des Verfahrens, siehe Wohnfläche richtig berechnen.
• Energieausweis, der bereits bei der Anzeige vorliegen muss; die Pflichtangaben nach § 87 GEG gehören in jedes Inserat. Mehr unter Energieausweis.
• Grundsteuerbescheid und Nachweise der laufenden Betriebskosten.
• Gebäudeversicherungsnachweis mit aktueller Police.

Halten Sie diese Dokumente von Anfang an digital bereit, gut lesbar gescannt, sinnvoll benannt und in einem Ordner zusammengefasst. Das klingt banal, spart aber im Verlauf einer Vermarktung erfahrungsgemäß mehrere Wochen, weil jede Anfrage einer Bank innerhalb von Minuten statt Tagen beantwortet werden kann. Eine Datei je Dokument, Dateiname nach dem Muster „Objekt_Grundbuchauszug_2026-07", reicht völlig aus.

Besonderes Augenmerk verdienen Baugenehmigung und Bauzeichnungen. Bei Häusern aus den Fünfziger- bis Siebzigerjahren, dem typischen Bestand in Witten, Hattingen und Bochum-Wattenscheid, weicht der heutige Zustand fast immer vom genehmigten ab: ein ausgebautes Dachgeschoss, ein überdachter Freisitz, eine zum Wohnraum umgebaute Garage. Solange diese Veränderungen genehmigt oder wenigstens bestandsgeschützt sind, ist das unproblematisch. Ungeklärt sind sie ein Risiko, das im schlechtesten Fall zu einer Rückbauverfügung führen kann. Deshalb gehört die Bauakteneinsicht zu den ersten Schritten, nicht zu den letzten.

Empfohlene Unterlagen

Empfohlen, wenn auch nicht zwingend, ist alles, was den Zustand belegt: Modernisierungsnachweise, Rechnungen für Dach, Fenster und Heizung sowie Wartungsprotokolle, sie schaffen Vertrauen und stützen den Preis.

Nicht zwingend erforderlich, in der Praxis aber wertvoll ist alles, was den Zustand belegt. Modernisierungsnachweise, Rechnungen für Dach, Fenster, Heizung, Elektrik, Bäder und Dämmung, möglichst mit Datum, sind das schlagkräftigste Argument gegen die Standardfrage „Was muss ich hier noch investieren?". Ein Stapel Rechnungen über 60.000 Euro aus den letzten zehn Jahren verändert die Wahrnehmung eines Hauses vollständig, und zwar deutlich wirksamer als jede Formulierung im Exposé. Ergänzend gehören Schornsteinfegerprotokolle der letzten Jahre und die Wartungsnachweise der Heizung dazu.

Regional besonders wichtig sind drei Auskünfte, die im Ruhrgebiet erfahrungsgemäß über Erfolg oder Verzögerung entscheiden. Baulasten werden in Nordrhein-Westfalen nicht im Grundbuch, sondern in einem eigenen Verzeichnis beim Bauordnungsamt geführt, ein Punkt, den viele Verkäufer nicht kennen, weil sie glauben, mit dem Grundbuchauszug sei alles abgedeckt. Eine Altlastenauskunft aus dem Altlastenkataster ist bei Grundstücken in ehemals gewerblich genutzten Lagen praktisch Pflicht. Und die Auskunft über Bergbaueinwirkungen bei der Bezirksregierung Arnsberg beantwortet eine Frage, die im Ruhrgebiet nahezu jeder Käufer stellt. Hinzu kommen die Erschließungsbeitragsbescheinigung der Gemeinde und, falls tragende Wände verändert wurden, die Statikunterlagen.

Am intensivsten geprüft wird jedoch etwas, das gar kein amtliches Dokument ist: die Aufstellung der laufenden Kosten. Stellen Sie Grundsteuer, Abfall, Wasser, Abwasser, Straßenreinigung, Schornsteinfeger, Versicherung und Heizkosten des letzten vollständigen Jahres in einer einzigen Übersicht zusammen. Für ein durchschnittliches Einfamilienhaus im Ennepe-Ruhr-Kreis landen Sie damit häufig bei 300 bis 450 Euro im Monat ohne Rücklagen, eine Zahl, die Käufer ohnehin schätzen werden. Wer sie belegt, beantwortet eine der häufigsten Fragen im Besichtigungstermin sofort und glaubwürdig, statt sie dem Bauchgefühl des Interessenten zu überlassen.

Zusätzlich bei Eigentumswohnungen

Bei Eigentumswohnungen verkaufen Sie einen Anteil an einer Gemeinschaft: Teilungserklärung, die letzten Protokolle der Eigentümerversammlung und die Höhe der Instandhaltungsrücklage entscheiden mit über den Wert.

Beim Verkauf einer Eigentumswohnung verkaufen Sie nicht nur Räume, sondern einen Anteil an einer Gemeinschaft, und genau deren Unterlagen entscheiden über den Preis. Grundlage ist die Teilungserklärung mit Aufteilungsplan und Abgeschlossenheitsbescheinigung; sie definiert, was Sondereigentum und was Gemeinschaftseigentum ist, wem welcher Stellplatz zusteht und welche Sondernutzungsrechte bestehen. Dazu gehören die Gemeinschaftsordnung und die aktuelle Beschlusssammlung, die nach dem Wohnungseigentumsgesetz von der Verwaltung zu führen ist.

Käufer und Banken lesen anschließend die Protokolle der Eigentümerversammlungen der letzten drei Jahre sehr genau, ebenso Wirtschaftsplan und Jahresabrechnungen desselben Zeitraums. Beschlossene Sonderumlagen, anstehende Sanierungen und Rechtsstreitigkeiten der Gemeinschaft beeinflussen den Preis unmittelbar. Ein typisches Beispiel aus Bochum: Eine Gemeinschaft beschließt die Erneuerung der Stränge und der Fassade, Umlage 18.000 Euro je Einheit, fällig im Folgejahr. Wer das offenlegt, verhandelt einmal über den Betrag. Wer es verschweigt und es fällt im Protokoll auf, verliert die Verhandlung insgesamt, und riskiert eine Haftungsdiskussion.

Hinzu kommen die Höhe der Instandhaltungsrücklage, die Angabe des monatlichen Hausgelds mit Aufschlüsselung in umlagefähige und nicht umlagefähige Anteile sowie der Verwaltervertrag mit den Kontaktdaten der Hausverwaltung. Fehlen Protokolle oder Abrechnungen, fordern Sie sie schriftlich bei der Verwaltung an; als Eigentümer haben Sie Anspruch auf Einsicht in die Verwaltungsunterlagen. Rechnen Sie mit ein bis drei Wochen Bearbeitungszeit, in der Urlaubszeit auch länger, und planen Sie diesen Vorlauf fest ein.

Zusätzlich bei vermieteten Objekten

Bei vermieteten Objekten kauft der Erwerber eine Ertragsposition, sie muss lückenlos belegt sein: alle Mietverträge, Nebenkostenabrechnungen und eine aktuelle Mietaufstellung.

Bei vermieteten Objekten kauft der Erwerber eine Ertragsposition, und die muss lückenlos belegt sein. Dazu gehören sämtliche Mietverträge einschließlich aller Nachträge, eine Mieterliste mit Miethöhe, Kaution und Mietbeginn, die Betriebskostenabrechnungen der letzten zwei Jahre sowie die Nachweise über Mieterhöhungen und die Kautionskonten. Der Grundsatz „Kauf bricht nicht Miete" nach § 566 BGB bedeutet, dass der Käufer in alle bestehenden Mietverhältnisse eintritt, er kauft also die Verträge mit, so wie sie sind, samt aller Fehler darin.

Deshalb prüfen erfahrene Käufer und ihre Banken zuerst, ob die Kaltmiete sauber vereinbart, ordnungsgemäß erhöht und die Kaution getrennt vom eigenen Vermögen angelegt wurde. Bei einer vermieteten Wohnung in Bochum-Wattenscheid mit einer seit zwölf Jahren nicht angepassten Miete von 5,20 Euro je Quadratmeter ist das Mietpotenzial ein Verkaufsargument, die fehlende Dokumentation der Erhöhungsschritte dagegen ein Preisabschlag. Was beim Verkauf mit laufenden Mietverträgen sonst noch zu beachten ist, lesen Sie unter Vermietete Immobilie verkaufen.

Ein Sonderfall sind unbebaute Grundstücke: Hier treten Bebauungsplan, Erschließungsnachweis und gegebenenfalls eine Bauvoranfrage an die Stelle der Gebäudeunterlagen. Der wesentliche Werttreiber ist dann nicht der Zustand, sondern das konkrete Baurecht nach dem Baugesetzbuch, also die Frage, was und wie viel dort tatsächlich gebaut werden darf. Eine positive Bauvoranfrage kann den Wert eines Grundstücks erheblich verändern und ist die Investition fast immer wert.

Wo bekomme ich was?

Die meisten Dokumente bekommen Sie bei Grundbuchamt, Katasteramt oder Bauaktenarchiv, gegen geringe Gebühren, aber mit teils mehrwöchiger Bearbeitungszeit. Deshalb sollten Sie früh beginnen.

Die folgende Übersicht zeigt Quelle, ungefähre Kosten und Bearbeitungsdauer der wichtigsten Dokumente. Alle Angaben sind Orientierungswerte; Gebühren und Wartezeiten unterscheiden sich von Stadt zu Stadt deutlich.

Entscheidend ist weniger der Betrag als die Parallelität. Wer die Anträge nacheinander stellt, ist ein halbes Jahr beschäftigt; wer sie in einer Woche gebündelt herausschickt, hat nach spätestens sechs Wochen alles zusammen. Beginnen Sie mit den Vorgängen, die am längsten dauern, Bauakteneinsicht und Bergbauauskunft, und erledigen Sie Grundbuch und Flurkarte nebenher.

Was tun, wenn Unterlagen fehlen?

Fehlende Unterlagen sind der Normalfall und fast immer lösbar: Der wichtigste Weg ist die Bauakteneinsicht, mit der sich Baupläne und Genehmigungen als Eigentümer beim Bauamt rekonstruieren lassen.

Fehlende Unterlagen sind der Normalfall, nicht die Ausnahme, und in den allermeisten Fällen lösbar. Der wichtigste Weg ist die Bauakteneinsicht: Als Eigentümer haben Sie Anspruch darauf, und die Bauakte enthält meist Pläne, Genehmigungen und Berechnungen, häufig noch aus den Fünfzigerjahren. Bei geerbten Objekten lohnt zusätzlich die Nachfrage bei Miterben und Voreigentümern; erstaunlich oft liegt der komplette Ordner bei einem Angehörigen im Keller. Existieren tatsächlich keine Pläne mehr, beauftragen Sie einen Architekten oder Bauzeichner mit einem Aufmaß; Grundriss und Wohnflächenberechnung kosten meist 300 bis 800 Euro und sind gut investiert, weil sie zwei Probleme auf einmal lösen.

Was sich nicht beschaffen lässt, kommunizieren Sie offen. Eine dokumentierte Lücke ist deutlich unproblematischer als eine, die der Käufer selbst entdeckt, im ersten Fall diskutieren Sie über eine Sachfrage, im zweiten über Ihre Glaubwürdigkeit. Legen Sie im gleichen Zug eine ehrliche Mängelliste an: bekannte Feuchtestellen, Risse, ein defekter Rollladen, ein undichtes Fenster, der Ölschaden im Heizungsraum. Diese Liste ist unbequem zu schreiben und einer der wirksamsten Schutzmechanismen, die Sie haben, weil sie dem Vorwurf des arglistigen Verschweigens von vornherein den Boden entzieht. Übergeben Sie sie nachweisbar und lassen Sie den Erhalt im Kaufvertrag festhalten.

Beginnen Sie mit der Beschaffung, bevor Sie über den Preis nachdenken. Ein vollständiger Ordner ist in der Praxis der Unterschied zwischen einem Verkauf in acht Wochen und einem Verkauf in acht Monaten, und weil die Vermarktungsdauer wiederum auf den erzielbaren Preis wirkt, zahlt sich die Vorarbeit doppelt aus. Wie sich der Unterlagenteil in den Gesamtablauf einfügt, zeigt der Beitrag Haus verkaufen: Der Ablauf in 10 Schritten.

Häufige Fragen zu den Verkaufsunterlagen